1、申报项目或奖励首先应明确通知内容，严格按照要求准备有关材料，尤其是要按照科技处下达的通知要求执行，应特别注意申报材料的份数、申报截止时间、注意事项等等。
2、申报任何上级项目或奖励时，除按上级具体通知要求准备材料外，还应该多报送一份申报书给科技处留底。
3、所有对外申报的上级项目和奖励，完成单位不要写所在学院，要规范填写为“中国石油大学(华东)”（与学校公章一致）；有推荐单位一栏的要按照具体情况确定，多数情况推荐单位也是“中国石油大学(华东)”；盖章要盖学校公章，一般都由科技处审核后统一加盖。
4、成果采纳证明、经济效益证明等材料要加盖应用单位公章，注明加盖财务专用章的一定要盖财务专用章。
5、报奖完成单位和完成人员排序一定要事先认真协商好，从进行成果结项鉴定时就应该确定下来，不能随意更换，许多上级部门要求报奖完成人员顺序必须和鉴定证书等有关证明材料一致。
6、一般奖项都会按照奖励级别限定获奖人员名额，按获奖情况自动从前往后从申报人员中顺序截取，因此填写材料时应注意人员排序。
7、申报材料中有项目负责人或其他完成人员签字的地方，一定要请完成人员本人亲笔签名，以说明其对申报材料内容和人员排序无异议，有利于解决后来可能出现的知识产权纠纷。
8、申报材料中有填写时间、加盖公章等具体要求字样的地方要认真填写好，不要遗漏。
9、若有任何不能清楚确定的问题，一定要提前咨询有关工作人员，要留出修改整理的时间，要弄清具体情况后再进行填写。
10、要按照通知要求及时上报材料，不能拖沓延时，以免影响申报工作。
11、有时申报的表格和要求会有所变化，不要仅仅按照往年的经验直接填写，以免出现问题。
12、有项目申报指南时，一定要认真领会指南的精神实质，找准选题和研究方向。
13、有匿名要求的材料，一定要严格按照要求执行，不能出现完成人员姓名、单位名称和其他能够透露个人情况的信息。
